En la oración "La reunión es en la sala de conferencias."

Mis alumnos me preguntaron por qué no el verbo "estar".

Los verbos ser y estar no siempre son verbos copulativos [cópula = Satzband, Verbindung Subjekt mit dem Prädikatsnomen), sino que pueden ser ambos verbos plenos (Vollverben) o verbos auxiliares. Sólo en la función de cópula y cuando asignan al sujeto una cualidad (Eigenschaft) determinada, compiten entre sí. Mientras que ser indica una cualidad esencial y característica de la cosa, el hablante emplea el verbo estar cuando ve que esta cualidad es producto de un cambio, o cuando tiene la sensación de que en la cosa de que habla se ha producido un cambio. Este cambio puede ser real o el hablante se lo puede imaginar así o quizá sólo esperaba que fuera así.  

En el caso de la oración La reunión es en la sala de conferencias, se emplea el verbo ser y no estar por una sencilla razón: aquí el verbo ser es un verbo pleno en el sentido de ’tiene lugar’, en alemán: ’findet sttat’. Se podrían poner más ejemplos de ser con significado pleno:

el concierto será la semana que viene

= el concierto tendrá lugar la semana que viene

el concierto es en el teatro de la ópera

= el concierto tendrá lugar en el teatro de la ópera

la conferencia es en el aula magna

= la conferencia tendrá lugar en el aula magna

Resumiendo:

1. Como verbos plenos (Vollverben): ser significa ’existir’ o ’tener lugar’ (stattfinden): Dios es (= Dios existe). La clase es en el aula dos (= La clase tiene lugar en el aula dos) = „findet statt in ...“.

2. Como verbos auxiliares: ser es el auxiliar para formar la pasiva de proceso (Vorgangspassiv), mientras que estar es el auxiliar para formar la pasiva de estado (Zustandspassiv): La carta ha sido escrita por la secretaria. La carta ya está escrita.

3. No existe la construcción estar + sustantivo, de modo que para designar la identidad de una cosa o para designar su pertencia a una clase determinada se usa solamente ser. Este animal es un armadillo. Este señor es americano.

4. Sólo cuando se trata de asignar una cualidad al sujeto, hay que distinguir entre ser y esar. Se usa ser cuando la cualidad asignada es esencial y característica de la cosa de que se habla. Se usa estar cuando esta cualidad es vista como un producto de un cambio. ¿Cómo sabemos que ha habido un cambio? Esto lo decide el hablante comparando la cosa tal como la ve ahora con la cosa que conocía hasta ahora. El hablante puede ver esta cualidad como producto de un cambio real, pero también puede ser que se haya imaginado él este cambio o que esperaba encontrar en la cosa ese cambio y no lo ve: El niño está muy grande (= "la última vez que lo vi no era tan grande“). La vida aquí está muy cara (= "la vida ha subido desde la última vez que estuve aquí“ / "yo esperaba que la vida aquí no estuviera tan cara" / "a mí me dijeron que la vida aquí no está cara").

Un resumen del empleo del verbo ser o estar en español lo encontrará en la HISPANOTECA, Grammatik in Stichworten: Ser und Estar.